协会与非政府组织版：透明、有序、随时迎接常年大会

场景：实际如何运作

1. 司库注册，以协会名称为团体命名，并通过链接邀请理事——选择职位（主席、秘书、理事、报销审核人、内部审计），角色与权限自动填好。
2. 每个活动标记为项目，例如“斋月活动”，并设定预算。
3. 理事扫描收据并点按“申请报销”；财政批准并标记已付款。
4. 开会前：按协会财政年度（例如 7 月至 6 月）打印收支表、项目报表与报销单——协会审计员可下载同一期间的机构审计包（ZIP）。

理事职位与权限

每个职位都有合理的预设：司库批准报销、标记已付款并记录收入；秘书管理活动（项目）；报销审核人先行审核；理事扫描收据并申请报销；内部审计只读。管理员可调整每项权限，并由数据库强制执行。审计员与外部会计师不占用方案名额。

收入与收支表

司库记录收入——会员会费、捐款、资助、销售、赞助——收据早已在应用中。全年收支表会自行算出盈余或亏绌，打印时附司库、审计与主席签名栏，随时供常年大会使用。

两级报销审批：单位主管先审核，司库再批准。任何人都不能审核自己的报销，审批人也必须是另一个人——职责分离由数据库强制执行，而不只是政策。

协会的财务治理

• 司库不必是管理员：授予“批准报销”与“标记报销已付款”权限——司库绝不批准自己的报销，由其他理事决定。
• 年初余额（1 月 1 日的银行余额）与全体理事共享——收支表打印年初余额、盈余或亏绌与年末余额。按财政年度（例如 7 月至 6 月）或日期范围时，该期间的期初余额会根据 1 月 1 日余额与之前的记录自动结转。
• 只有已批准或已支付的报销计入开支；待批准的报销在报告与收支表上另行列出。
• 协会审计员可下载所选期间的机构审计包（ZIP）：每张收据图片、无收据开销、报销、收入、收支表与报告。
• 收支表、年度报告、报销单与活动报表打印时附团体资料中的协会抬头（名称、注册号、地址）。
• 账目审计后，管理员关闭协会年度：该年度的所有记录都会被冻结，审计员可查阅该年度的每一条记录。
• 没有查看报告或预算权限的理事会看到“请向管理员申请”的提示，而不是空白页面。

编号正式收据与预算对比实际

每笔记录为收入的捐款、会费或赞助都可以开具编号正式收据——自选序列（例如 DRM-2026-0001）、由系统给出的无跳号连续编号、金额大写（马来文、英文、中文）以及协会名称与地址。第 44(6) 条批准声明只在填写贵协会本身的批准参考号时才印在捐款收据上。已开具的收据不能更改；若有错误，注明原因作废——该收据保留在登记册中并标有“作废”——更正记录后开具新收据。收据登记册可下载为 CSV 或 Excel。

预算与实际对比：司库按日历年、财政年度或日期范围为理事会批准的每个类别设定预算；报告显示余额、已用百分比，以及超支、接近（80%）或支出快于已过时间的类别——随年度报告打印，并可导出为 CSV 或 Excel。

合适的方案

团体方案——最多 8 位理事共享 AI 扫描；可在不更换方案的情况下增加成员。协会审计员无需付费，也不占用方案名额。

日津贴、收款目标与银行对账单导入

• 按贵协会自定的区域与费率申领出差日津贴——一项申领走一般审批流程
• 按收入类别（会费、捐款、资助……）设定收款目标，状态依期间时间而定
• 导入银行对账单记录收入——在设备内读取，已记录的会被标出
• 目标随收支表一同打印，供常年大会使用