Tuntutan perbelanjaan tanpa kertas: hantar, lulus, bayar

Bagaimana ia berjalan

1. Imbas resit seperti biasa — kedai, tarikh, jumlah dan SST dibaca AI.
2. Buka resit → Tuntut balik (tambah nota jika perlu, cth. "Mesyuarat klien ABC"). Status: Menunggu kelulusan.
3. Admin membuka Lagi → Tuntutan perbelanjaan: ringkasan menunggu / perlu dibayar / dibayar, tapis ikut ahli, lulus atau tolak dengan sebab — satu-satu atau semua sekali gus.
4. Selepas bayaran: Tanda dibayar. Pemohon nampak status terkini di Utama. Notifikasi telefon serta-merta, percuma: penyemak & pelulus bila tuntutan dihantar, pemohon bila ia disemak, diluluskan, ditolak atau dibayar (Lagi → Peringatan dan notifikasi → Notifikasi aktiviti).
5. Hujung bulan: eksport CSV untuk gaji atau perakaunan, atau cetak borang tuntutan dengan ruang tandatangan pemohon & pelulus.

Untuk siapa

• Syarikat & PKS — kakitangan menuntut belanja kerja, kewangan meluluskan
• Persatuan, NGO, surau, kelab, PIBG — AJK menuntut, bendahari meluluskan
• Keluarga — anak atau pasangan menuntut daripada ibu bapa
• Pekerja & freelancer — jejak tuntutan anda kepada majikan atau klien sehingga dibayar
• Projek — gabungkan dengan tag projek untuk kos setiap projek atau acara

Tuntutan perbatuan & dasar had

• Perbatuan tanpa resit: jarak × kadar sekilometer, pergi & balik — terus masuk ke senarai tuntutan.
• Kadar perbatuan ialah dasar organisasi anda — bila ditetapkan, ia sentiasa diisi dahulu dalam ruang organisasi; dalam ruang peribadi atau keluarga, app mengingati kadar terakhir anda.
• Dasar had sebulan setiap pemohon ikut kategori — tuntutan yang melebihi had ditanda dan tidak diluluskan secara pukal.
• Lampirkan resit tol atau parkir pada rekod perbatuan jika perlu.

Tadbir urus: siapa meluluskan, siapa membayar

• Pengurus kewangan atau bendahari tidak perlu menjadi admin: beri mereka kebenaran Luluskan tuntutan dan/atau Tanda tuntutan dibayar — mereka memutuskan tuntutan ahli lain dari skrin Tuntutan.
• Tiada sesiapa, termasuk admin, meluluskan atau menanda dibayar tuntutannya sendiri — orang lain yang memutuskannya (kecuali anda seorang sahaja dalam kumpulan). Dikuatkuasakan pangkalan data.
• Dasar tuntutan kumpulan (had sebulan, kadar perbatuan, dua peringkat) dipaparkan kepada setiap ahli, bukan hanya admin.
• Eksport tuntutan diluluskan dan dibayar ke perisian perakaunan — AutoCount, SQL Account, Xero, QuickBooks, Bukku atau CSV umum — dengan nama pemohon, projek dan SST dipisahkan, ikut julat tarikh.
• Borang tuntutan dicetak dengan kepala organisasi daripada profil kumpulan: nama, no. pendaftaran, TIN, SST dan alamat.

Resit sahih: tuntutan berganda & gambar disunting ditanda untuk disemak

• Resit yang sama dalam dua tuntutan, atau oleh dua ahli, ditanda ⚑ “Dituntut dua kali” untuk penyemak dan pelulus.
• Gambar yang hampir sama — dimuat naik semula, dimampat app sembang atau dikecilkan — ditanda “Mungkin pendua” dengan pautan ke resit asal.
• Tanda dalam fail asal bahawa gambar disunting atau dijana AI ditunjukkan sebagai sebab; gambar tanpa maklumat kamera, seperti tangkapan skrin, tidak ditanda.
• Isyarat sahaja: tiada resit ditolak atau dipadam, dan tuntutan berisyarat disemak satu demi satu sebelum diluluskan.

Per diem untuk perjalanan kerja

• Elaun harian ikut zon dasar organisasi — hari pertama & terakhir dan makan yang disediakan diambil kira
• Penginapan bagi malam tanpa resit hotel
• Satu tuntutan disemak, diluluskan, ditanda dibayar & dieksport seperti resit lain

Jarak perjalanan dengan GPS

• Mula & tamat perjalanan semasa app dibuka — km diisi ke tuntutan perbatuan
• Tiada koordinat disimpan atau dihantar
• Jurang bacaan ditanda sebagai anggaran

Komen, wang runcit & pendahuluan perjalanan

• Bincang terus pada rekod: komen dan @sebutan pada resit, belanja tanpa resit, invois, item senarai dan belanja buku kumpulan. Sesiapa yang boleh melihat rekod itu nampak komennya; ahli yang disebut menerima notifikasi tanpa teks komen.
• Wang runcit: admin memberi apungan kepada penjaga, setiap baucar bayaran (dengan PDF) tidak boleh melebihi baki, dan permohonan tambah semula melalui semakan dan kelulusan yang sama seperti tuntutan.
• Mohon kelulusan perjalanan dengan anggaran kos dan pendahuluan tunai; selepas perjalanan, tuntutan yang ditanda dengan projek perjalanan itu dibandingkan dengan pendahuluan untuk baki dipulangkan atau dibayar.